|
نظام البريد المتخصص من كراون لتكنولوجيا المعلومات
لقد تم تطوير نظام البريد المتخصص (Mailing System) لشركة كراون لتكنولوجيا
المعلومات لتلبية احتياجات الشركات لكي تبقى على اتصال بعملائها. يتميز هذا النظام
بعدة خصائص ومميزات من ضمنها إرسال التقارير والرسائل الإخبارية، واستهداف مجموعات
محددة من العملاء، بالإضافة إلى خصائص تصميم الرسائل المرسلة بما يتناسب مع تفضيلات
الشركة، وإرسال رسائل يصل عددها إلى 100,000 رسالة كل 10 دقائق.
لماذا نظام البريد المتخصص؟؟
حيث أن العالم يتخذ شكلاً جديداً ولم تعد الحدود السياسية عقبة في وجه قطاع الأعمال
والشركات، فقد أصبح استخدام الإنترنت خطوة حيوية من أجل نجاح أي مشروع. نرى اليوم
على سبيل المثال كلاً من المطاعم والمحلات وقطاع السيارات والمشروبات والفنادق
وشركات الطيران وجميع القطاعات الأخرى – حتى تلك التي لم نتصور يوماً حاجتها
لاستخدام جهاز الحاسوب – نراهم جميعاً يستخدمون ويوظفون الإنترنت ليس فقط لعرض
منتجاتهم وخدماتهم، بل أيضاً للتسويق لها.
لذا نرى جميع الأعمال والقطاعات بحاجة إلى موقع إلكتروني خاص بها، بغض النظر عن حجم
العمل والقطاع والغرض من الموقع الإلكتروني – سواءً الحاجة إلى بيع المنتجات
والخدمات عبر الإنترنت أو فقط لعرضها وطرحها على الموقع.
ولكي تحافظ أي شركة على زوار موقعها الإلكتروني وتبقي زبائنها وعملائها على اطلاع
بمستجدات منتجاتها وخدماتها، خاصة أولئك الذين كانوا قد زاروا الموقع مرة أو أكثر
وقد لا يحتاجون للاطلاع عليه مرة أخرى لعدة سنوات، فقد قامت كراون لتكنولوجيا
المعلومات بإعداد نظام البريد المتخصص وذلك لتكن على اتصال دائم ومستمر بعملائك
وتبقي على منتجاتك وخدماتك في ذاكرتهم وتصورهم بحيث تكون خيارهم الأول وأول ما يخطر
على بالهم لحظة حاجتهم للمنتج أو الخدمة التي تقدمها.
من خلال نظام البريد المتخصص لكراون لتكنولوجيا المعلومات سيتمكن عملائك وزوار
موقعك الإلكتروني من التسجيل عبر موقعك الإلكتروني وطلب الاشتراك بخدمة البريد
والرسائل الإلكترونية التي ترغب بإرسالها لهم. ستتمكن أيضاً من إرسال الرسائل
الإخبارية لأي بريد إلكتروني لديك من ضمن قاعدة بيانات عملائك.
نظام البريد المتخصص نظام مرن جداً ويتمتع بمميزات تمكنك من تشكيله وفقاً
لاحتياجاتك. ستكون قادراً على توسيع قاعدة بيانات عملائك وإرسال أية رسائل
إلكترونية لهم تصل إلى 100,000 رسالة وبنقرة زر بسيطة.
من هم الفئات التي يناسبها نظام البريد المتخصص؟؟
إذا كنت شركة قائمة على بيع المنتجات والخدمات المعهودة وتحتاج لإرسال رسائل
إخبارية وتسويقية على أسس يومية أو أسبوعية أو شهرية أو الرسائل الإخبارية وقت
الحملات التسويقية فقط فإن النظام الأساسي هو ما تحتاجه وسيلبي كافة احتياجاتك
ويقوم بكامل العمل نيابة عنك.
أما إذا كانت شركتك وموقعك الإلكتروني ديناميكياً، وتشمل طبيعة العمل أخباراً
وأحداثاً دورية ومستمرة، يمكنك إرفاق وتحديد عدة أنواع للتقارير والأخبار المرسلة
لعملائك ضمن نظام البريد المتخصص، وبذلك يمكن لعملائك اختيار أنواع الأخبار التي
يرغبون باستلامها منك عند تسجيلهم بهذه الخدمة من موقعك الإلكتروني. وتبعاً لذلك
سيقوم النظام بإرسال نوع التقرير المطلوب عند تحميله في النظام للعملاء الذين طلبوا
ذلك. وبهذه الطريقة ستضمن الدقة والاستمرارية دون الحاجة إلى أي متابعة على
الإطلاق.
وحيث أن نظام البريد المتخصص مرن جداً ويمكن تصميمه وفقاً لحاجاتك سوف تتمكن أيضاً
من إعطاء عملائك الخيار في الدخول مرة أخرى إلى معلومات تسجيلهم في خدمة البريد
والرسائل الإخبارية عبر الموقع الإلكتروني ليتمكنوا من تغيير وتعديل أو تحديث
معلومات تسجيلهم وتفضيلاتهم.
كيف يعمل النظام؟؟
نظام البريد المتخصص الذي تقدمه لك كراون لتكنولوجيا المعلومات هو نظام برمجي يمكنك
تنزيله على الخادم التطبيقي لديك بحيث يتم حفظ وإدارة جميع الحركات والإجراءات
وقواعد البيانات داخله.
من خلال الخادم التطبيقي ستتمكن من إنشاء وأرشفة قاعدة بيانات عملائك، وجمع معلومات
الاتصال بهم، وإرسال الرسائل الإخبارية والمواد التسويقية لهم إلى عناوين البريد
الإلكتروني الخاصة بهم.
أما على موقعك الإلكتروني، سوف تقوم بإعداد صفحة تحتوي نموذج تسجيل تسمح لأي عميل
أو زائر للموقع بالاشتراك بالرسائل الإخبارية الخاصة بك. سيزودك من يرغب بالتسجيل
والاشتراك من خلال نموذج التسجيل بكافة المعلومات التي تحتاجها ومن ضمنها عنوان
البريد الإلكتروني الذي سيتم إرسال الرسائل الإخبارية للعميل من خلاله.
إعداد موقعك الإلكتروني من حيث الجزء المرتبط بنظام البريد
المتخصص...
يمكن لأي زائر لموقعك الإلكتروني طلب التسجيل في خدمة الرسائل الإخبارية التي
ترسلها لعملائك عبر نظام البريد المتخصص. ولتحقيق ذلك يتم إعداد صفحة تسجيل على
الموقع الإلكتروني بحيث يقوم زائر الموقع أو العميل بتزويدك بكافة المعلومات
المطلوبة لبدء إرسال الرسائل له من حيث: الاسم، عنوان البريد الإلكتروني، رقم
الهاتف، وغيرها من المعلومات المطلوبة.
وهذه المعلومات يتم حفظها وأرشفتها آلياً في قاعدة بيانات نظام البريد المتخصص بحيث
يمكنك الدخول إليها في أي وقت وتعديلها كما ترغب.
انظر نموذج التسجيل التوضيحي أسفله:
بعض الحقول في النموذج أعلاه حقول اختيارية وللعميل الخيار في تعبئتها أو تركها
فارغة، والبعض الآخر مطلوبة وإجبارية. كما أن الشركات التي تحتاج لإرسال تقارير
ورسائل دورية وثابتة يتم إضافة خيارات للعميل لاختيار نوع التقرير أو الرسائل
المستلمة.
عند تسجيل زائر الموقع في خدمة الرسائل الإخبارية لديك، سيصله بريد إلكتروني بشكل
آلي لعنوان البريد الإلكتروني الذي حدده في نموذج التسجيل. تحتوي الرسالة
الإلكترونية على رابط لتفعيل تسجيله في الخدمة ولتأكيد صحة عنوان بريده الإلكتروني
الذي قام بالتسجيل من خلاله أيضاً، وكذلك لتأكيد اشتراكه بالخدمة وبدء إرسال
الرسائل الإلكترونية له.
البريد الإلكتروني المرسل لتفعيل الخدمة يظهر مشابهاً للمثال أسفله:
* صورة جديدة عند تعديل إيميل التفعيل
وهناك أيضاً خيار إضافي يمكن توفيره على موقعك الإلكتروني لعملائك وزوار الموقع
المسجلين في خدمة نظام البريد المتخصص ألا وهو قسم دخول العميل إلى ملف ومعلومات
التسجيل التي أدخلها عند تسجيله في الخدمة.
يمكن للعملاء المسجلين في نظام البريد المتخصص الدخول عن طريق البريد الإلكتروني
وكلمة مرور إلى معلومات التسجيل وذلك لتعديلها أو تحديثها.
إدارة وإعداد نظام البريد المتخصص...
كإداري ومستخدم رئيسي لنظام البريد المتخصص لديك، سيكون لك اسم مستخدم وكلمة دخول
للنظام بحيث تمكنك من الدخول إلى النظام وإدارته وإعداده وبدء إرسال الرسائل
الإلكترونية لعملائك.
وعند دخولك إلى النظام سيتوفر لديك عدة خيارات وأزرار تحكم وخصائص لإدارته والعمل
عليه بسهولة وكما هو مطلوب.
(1) إعداد النظام
أ- إعداد التصميم العام للرسائل وتحديد عناوين البريد
الإلكتروني التي سيتم إرسالها منها:
كشركة لها عملاء مستهدفين وحملات تسويقية وترويجية تحتاج إلى تصميم خاص بشركتك
للرسائل الإخبارية والتقارير التي ترسلها لعملائك بترويسة وتذييل خاصين بالشركة.
يمكنك تحميل صورة كل من الترويسة والتذييل الذي ترغب به داخل نظام البريد المتخصص
بحيث تظهر في تصميم وشكل الرسائل المطلوبة. كما تقوم أيضاً بإنشاء عناوين البريد
الإلكتروني الخاصة بشركتك والتي ترغب أن يتم إرسال الرسائل لعملائم منها بحيث تظهر
في قائمة مصدر الرسالة داخل البريد الإلكتروني الذي يظهر للعملاء.
انظر الصورة أسفله والتي توضح كيفية إعداد الترويسة والتذييل وعناوين البريد
الإلكتروني المصدر في نظام البريد المتخصص.
عند تحديد الإعدادات والخيارات المطلوبة أعلاه ستظهر جميع الرسائل المرسلة عبر
النظام للعملاء بالترويسة والتذييل المحددين (ومن ضمنها رسالة تفعيل تسجيل العملاء
عبر الموقع الإلكتروني)، ويمكنك عند إنشاء الرسائل وتحضيرها اختيار البريد
الإلكتروني المرسلة منه إلى عملائك وفقاً لقائمة العناوين المحددة من ضمن خيارات
الإعدادات.
ب- إعداد وضبط صلاحيات ومهام مستخدمي النظام:
يمكن لإداريي النظام ومستخدميه الدخول إلى النظام والبحث في قاعدة البيانات عن أية
عناوين بريد إلكتروني في جميع الجداول وتنفيذ حركات وإجراءات أخرى عديدة كتصنيف
العملاء في مجموعات وتعديل بياناتهم أو إضافة أية بيانات جديدة أو عملاء جدد.
يمكن للمستخدم الرئيسي للنظام إنشاء عدة مستخدمين فرعيين وتوزيع مهامهم وصلاحياتهم
على النظام وتحديد الحركات المسموحة لكل منهم، كما يمكن له تعديل هذه الصلاحيات في
أي وقت وبما يتناسب مع موقع ووظيفة كل مستخدم من حيث مهامه ومسؤولياته الوظيفية في
الشركة.
على سبيل المثال، يمكن منح الموظفين المسؤولين عن إدخال البيانات صلاحيات لإضافة
عملاء جدد في النظام، بينما موظفو قسم التسويق مثلاً يتم منحهم صلاحيات لإرسال
الرسائل للعملاء وهكذا. انظر الصورة التوضيحية أسفله:
ت- تأسيس قاعدة بيانات عملائك:
إذا كانت لديك قاعدة عملاء ولديك معلومات الاتصال بهم وعناوين بريدهم الإلكتروني
يمكنك سحب بياناتهم هذه من ملف خارجي من نوع Excel بشكل آلي بحيث يتم إدخال عملائك
وتجميع بياناتهم في نظام البريد المتخصص.
كما يمكنك أيضاً إضافة وإدخال أي عميل جديد وفي أي وقت يدوياً داخل النظام،
بالإضافة إلى عملائك المسجلون في النظام من خلال صفحة التسجيل المتوفرة على موقعك
الإلكتروني والذين تتم أرشفتهم وإدخالهم في قاعدة بيانات النظام آلياً عند تسجيلهم.
(2) إدارة وضبط النظام
أ- إضافة وتعديل والبحث عن معلومات العملاء:
في أي وقت يمكن لمستخدم النظام ذو الصلاحيات المسموحة إضافة أو تعديل أو تحديث أي
سجل بيانات لأي عميل داخل نظام البريد المتخصص. يمكنك البحث في قاعدة البيانات من
خلال خيارات بحث متقدمة وفلاتر متنوعة، وعندما تجد سجل العميل المطلوب يمكنك تعديل
بياناته كما ترغب.
ب- تصنيف عملائك ضمن مجموعات:
يمكنك تصنيف وتقسيم عملائك ضمن مجموعات تعتمد على عامل الدولة مثلاً أو الجنس أو
الفئة العمرية أو أية عوامل ومحددات تصنيف أخرى. يمكنك كإداري للنظام إنشاء أية
مجموعة وتسميتها كما ترغب ثم تقوم بإضافة العملاء المطلوبين إلى هذه المجموعة. هذا
يساعدك على إرسال أية رسائل إلكترونية لفئة عملاء مستهدفة دون غيرها وليس فقط جميع
عملائك المتوفرين في قاعدة البيانات.
ت- إرسال الرسائل الإلكترونية لعملائك:
لبدء إرسال الرسائل الإخبارية إلى عملائك، عليك أولاً اختيار العملاء المطلوبين: أي
إذا كنت ترغب بإرسال بريد إلكتروني لجميع عملائك المتوفرين داخل النظام أو لمجموعة
محددة منهم فقط أو لعملاء من دولة محددة أو بلغة محددة.
بعد تحديد العملاء المستهدفين الذين ترغب بإرسال رسالتك الإخبارية لهم يمكنك
إنشاء وتحضير نص الرسالة المطلوبة، ثم وبنقرة زر بسيطة يتم إرسالها إلى جميع
العملاء المختارين وخلال ثوانٍ معدودة.
هنا صورة ناقصة عن كيفية إرسال الرسائل وتحضيرها
أسئلة متكررة...
كيف يمكن لعميل لدي قام بالتسجيل في خدمة رسائلي الإخبارية الدخول إلى ملف تسجيله
في حال ضياع كلمة الدخول؟
كجزء من صفحة/ قسم دخول العميل إلى بيانات تسجيله في خدمة الرسائل الإخبارية يتوفر
خيار إرسال كلمة السر له إلى بريده الإلكتروني في حال ضياعها بحيث يتمكن من
استعادتها للدخول إلى ملفه وتعديل بيانات و/أو خيارات التسجيل.
ما هي خصائص ملفات تحميل ترويسة وتذييل الرسائل الإخبارية؟
يمكنك تحميل أي ملف صورة لترويسة وتذييل الرسائل الإخبارية إذ ليس هناك شروط وخصائص
محددة ليتم تحميل الملفات على النظام بنجاح. لكن يفضل أن تكون الملفات المحملة من
نوع JPEG أو JIF. كما أن عرض الصور الأفضل هو 700 Pixels.
هل من الضروري تحميل ملفات ترويسة وتذييل صفحات الرسائل الإخبارية؟
لا بد من تحميل ملفات الترويسة والتذييل كجزء مطلوب ضمن إعدادات النظام، لكن سيكون
لك الخيار بإظهارها في الرسائل الإخبارية التي ترسلها لعملائك أو عدمه. يتوفر خيار
إظهار الترويسة والتذييل عند إعداد وصياغة نص الرسالة قبل إرسالها لعملائك.
الخاتمة:
سيوفر نظام البريد المتخصص الذي نقدمه لك حلقة وصل احترافية لتبقى على اتصال دائم
ومستمر بعملائك، وإدارة حملاتك التسويقية والترويج لموقعك الإلكتروني، وفي الوقت
نفسه ستتمتع بالإدارة المثلى والمطلقة لمستخدمي النظام والتصاميم العامة له
ومعلومات العملاء.
إن برنامجنا المتخصص هو ثمرة وحصيلة أكثر من 30 عاماً من الخبرة المتراكمة في مجال
الخدمات البريدية وتطوير الأعمال وبرامج تكنولوجيا المعلومات، وهو تحفة فنية نضعها
في أيديكم.
|